アウトルックメールの受信トレイの容量がいっぱいになったら、あなたはどうしてますか。
必要なメールと必要ではないメールをわけ、必要ではないメールを削除していませんか。
削除したメールを後から確認したかった・・・、必要なメールなのに、1回も見なかった・・・、そう思ったことありませんか。
分ける時間が無駄になってしまいます。
ユーザフォルダにデータファイルを作成してメールを保管すれば、アウトルックのメールの容量は増えません。
意外にそのやり方を知っている人は少ないです。そのやり方を教えます。
アウトルックのデータファイルの作成
ホームタブの「新しいアイテム」より「その他のアイテム」の「アウトルックデータファイル」を選びます。
ユーザフォルダーの「アウトルックファイル」が保存場所として指定されるので、アウトルックデータファイルを保存します。
メールアドレスの下にアウトルックデータファイルが設置されます。
メールをこちらに移動させると、アウトルックのメールの容量が増えません。メールも普通に見ることができます。
あなただけに教える一瞬で終わるメールの管理
メールアドレスの受信トレイには、やらないといけないメールや覚えておくべき予定のメールを保管しておきます。
受信トレイをToDoリストとして活用します。10件以上になることはほとんどありません。
終わったものは、アウトルックデータファイルに移動させます。
必要ないメールや後で見るかもしれないメールはアウトルックデータファイルに最初から移動させておきます。
必要であれば、アウトルックデータファイルのメールを検索すればいいのです。
Ctrl+Eで検索ボックスが表示されます。必要なキーワードを入力して検索すればいいのです。
検索タブの「詳細」より件名、宛先、差出人等を検索ボックスとして加えると便利です。
こうすると、必要なメールと必要でないメールを判断して、わける無駄な作業が不要になります。
必要だと思ったメールを後から確認する場面は意外に少ないのではないでしょうか。
アウトルック起動を自動にし意識化
私は、アウトルックのショートカットを以下のフォルダに入れ、毎朝パソコンを立ち上げると自動的に受信トレイを見れるようしています。やるべきことや予定を確認するためです。
Windows(C:)＞Users＞[ユーザー名]＞AppData＞Roaming＞Microsoft＞Windows＞Start Menu＞Programs＞Startup