チェック表の活用は、誤りや漏れを少なくし、意識化・頭の整理に効果的です。
この記事でできること
✔ チェックボックスの入ったチェック表を作成
✔ 簡単なマクロで、チェックボックスのチェックを一括で外す
チェック表を作成する理由
誤りや漏れを少なくする
誤りや漏れが生じることは誰しもあります。それをいかに少なくするかを考えたときに、誤りチェック表を作成し、活用すると有効です。
ささいなことで構いません。例えば、旅行に行くときの持ち物のチェック表を作成しておくと、直前にあわてなく済みます。
特に、過去に誤った事例や漏れがあった事例を集積して、チェック表を作成するとより良いものになります。
意識化
私は、やらないことリストを作成しています。やらないことをすると、やることに時間を費やすことができます。
日頃からやらないことリストをチェックすることによって、意識するようになります。
やっていないとチェックした項目も含めて、やらないという意識付けにつながります。
頭の整理、時間管理の徹底
to doリストを作成すると、やるべきこととやらないでよいことを区分することができ、頭の整理につながります。
to doリストに何時から何時まで行うといった時間を載せると、時間管理が反映されます。それまでに終わらない場合でも、次のto doに移行し、終わっていないto doは今度行うようにします。時間管理の徹底が図られます。
to doリストに載せていないことは、緊急対応以外やらないようにします。
アウトルックメールの受信トレイをto doリストとして活用する方法もあります。以下の記事の「あなただけに教える一瞬で終わるメールの管理」の章をご覧ください。
エクセルでチェック表を実際に作成
ポイント
エクセルの「開発」→「コントロール」→「挿入」→「フォームコントロール」でチェックボックスを作成
やらないことリストの作成
やらないこと表をエクセルで作成します。後悔しない等、やらないことを入力していきます。
すべてのやらないことを入力する必要はありません。後から行を追加して、加えることができます。
チェックボックスの作成
「開発」の「コントロール」タブの「挿入」から「フォームコントロール」のチェックボックスを選びます。
任意の箇所、ここではやらないことを入力した右のセルで、ドラッグ・アンド・ドロップをすると、「□チェック１」が作成されます。
「□チェック１」を右クリックし、「テキストの編集」により、チェック１の文字を消すことができます。
「□」が入力されたセルをコピーし、他のやらないことに貼り付けます。
表を整えるとチェック表の完成です。
マクロでチェックボックスのチェックを一括で外すボタンの作成
さきほどのチェック表でチェックしたものを、一つ一つ外すことはできますが、手間がかかります。
そこで、エクセルのマクロを使ってチェックを一瞬で外します。
ポイント
マクロのプログラムコードにActiveSheet.CheckBoxes.Value = Falseを入力
一括で外すボタンの作成
「開発」の「コントロール」タブの「挿入」から「フォームコントロール」のボタンを選びます。
任意の箇所、ここでは表の右辺りのセルで、ドラッグ・アンド・ドロップをすると、「マクロの登録」というテーブルが出てきます。
マクロ名は何でもいいのですが、クリア等に変え、「新規作成」をクリックします。
マクロのプログラムコードを入力する画面が出てくるので、「Sub クリア()」と「End Sub」の間の空いている行にActiveSheet.CheckBoxes.Value = Falseと入力します。
入力が終わったら、右上の×で閉じます。
ボタン１が作成されます。
「ボタン１」を右クリックし、「テキストの編集」により、クリアボタン等に名前を変えます。
マクロを有効保存
そのまま保存するとVBプロジェクトはマクロなしのブックに保存できませんという注意メッセージが出るので、「いいえ」をクリックします。
エクセルのマクロを有効にするために、拡張子を.xlsxから.xlsmに変えて、Excelマクロ有効ブックで新たにファイルを保存します。
これで完成です。チェックを入れて、クリアボタンを押してみてください。一瞬でチェックが外れ、クリアになります。