受信トレイに入ってきたメールは優先順位をつけずにすぐ処理します。
処理したメールは、受信トレイに残しておかず、全てアウトルックデータファイルに移します。
それこそが最大の整理方法です。いつでも検索することで確認ができ、メールの容量も増えません。
ショートカットキーを使うことによって、メールの処理の時間を短縮することができます。
メールを作成する際の文章の定型を決めとくと、すぐに対応することができます。
アウトルックメールボックスの整理（データファイルへ移行）
受信トレイに入ってきたメールは優先順位をつけずに処理することが重要です。
優先順位をつけている時間があればメールをすぐ処理していきます。処理に時間がかかりそうなメールは後で対応するため、やるべきものとして受信トレイに残しておきます。
受信トレイに入ってきたメールのうち、処理したものや、後で確認しそうなもの、不要なものは、全てアウトルックのデータファイルに移します。
受信トレイには、①時間がかかりそうなやるべきもの、②今後の予定に関するものを残しておきます。
アウトルックのデータファイルに移しても、今後必要になった場合には、いつでも検索することで確認することができます。
アウトルックのデータファイルの作成や検索の仕方は以下の記事をご覧ください。
アウトルックデータファイルを使うと、メールの容量が増えません。
ごみ箱に移すと、メールの容量が増えます。いつか整理する必要が出てくるので、ごみ箱は使いません。
整理、処理するためのショートカットキー5選
メールをすぐ処理するにはショートカットキーを使います。
私は、上記のデータファイルへの移行にCtrl+Shift+1のショートカットキーを頻繁に使って、メールを整理しています。
メールは毎日確認し、処理するのにそれなりの時間を費やしています。
1日で１秒の時間を短縮することできれば、365日で約6分です。5秒で約30分・・・。
ショートカットキーにより処理の時間を短縮することができます。
Ctrl+Shift+1
「ホーム」の「クイック操作」タブの「新規作成」をクリックします。
クイック操作の画面が表示されるので、「アクションの選択」で「整理」の中から「フォルダーへの移動」を選びます。
「フォルダー」はアウトルックデータファイルを選択します。
「ショートカットキーの選択」は何でもよいのですが、Ctrl+Shift+1を選び、完了を押します。
Esc
新規タブで開いたメールを閉じるショートカットキーです。
私は、表示のレイアウトで、閲覧ウィンドウを使っていません。タイトルや差出人等の一覧だけを表示させています。
タイトルだけを判断して、確認不要なメールは、アウトルックデータファイルに移します。
メールの内容を確認する必要があれば、Enterキーにより、新規タブで開いたメールにより、大きく表示させ内容を確認します。
確認後、このショートカットキーにより閉じます。
Shift
表示のレイアウトで、閲覧ウィンドウを使っている方にとっては、便利なショートカットキーです。
1つのメールで表示された分だけ押し下げて、次の表示に変えてくくれます。そのメールが終わると次のメールに移動します。
マウスを使わずにメールの内容を次から次へと確認することができます。
Ctrl+R
返信です。
Ctrl+F
転送です。
メールの文章の定型
メールを作成する際の文章の定型を決めておきます。
項目は以下のとおりです。
- 宛名
- あいさつ
- 名乗り・自己紹介
- 要旨
- 詳細・説明
- 結びのあいさつ
- 署名
4及び5以外は、基本的に決まっています。
事前に決めておくことによって、すぐに対応することができます。
宛名
「会社名（部署）と（名字）様」と書きます。
宛先が多い場合は、「関係者各位」にします。
あいさつ
「いつもお世話になっております。」が基本ですが、午前であれば「おはようございます。」、午後であれば「お疲れさまです。」を使う場合もあります。
単語登録を設定しておくと、時間の短縮になります。
タスクバーの右側に表示されている文字を右クリックすると、IMEオプションが出てきます。その中から「単語の登録」をクリックします。
単語の登録の画面が表示されるので、「単語」に「いつもお世話になっております。」、「よみ」に「いつ」を入力し、登録ボタンを押します。
メールを入力する際に、「いつ」を入力し、Spaceキーを押すと、「いつもお世話になっております。」が瞬間表示されます。
名乗り・自己紹介
「会社名（部署）の（名字）です。」と書きます。
下記の署名に入っているので省略する人も多いですが、誰からのメールなのかすぐにわかるように最初にも記載した方がよいでしょう。
電話をするとき、最初に名乗るのが礼儀です。
要旨
下記の「詳細・説明」をまとめたものです。
なぜこのメールを送ったのか、相手に何をして欲しいのかを書きます。
詳細・説明
形式は1行20～30字で、5行以内で1段落にします。
接続詞や「ので」「ため」「が」を多用すると、読みにくくなります。可能な限り、使わないようにし、一文を短くします。
箇条書きを利用すると、読みやすい文章になります。
結びのあいさつ
「よろしくお願いいたします。」が基本です。
進行している業務の内容であれば「引き続きよろしくお願いいたします。」、確認してもらうようであれば「ご確認よろしくお願いいたます。」、検討、報告してもらうようであれば、「確認」を「検討」「報告」に置き換えます。
結びのあいさつについても、上記の「あいさつ」で使った単語登録を使うと、時間の短縮になります。
署名
連絡先等の情報を入れます。名刺の内容を入れるイメージです。
メールの新規作成画面の「挿入」タブの「署名」から設定することができます。