【整理しないのが最大の整理!】アウトルックメールボックスの整理術

【整理しないのが最大の整理!】アウトルックメールボックスの整理術 IT

受信トレイに入ってきたメールは優先順位をつけずにすぐ処理します。

処理したメールは、受信トレイに残しておかず、全てアウトルックデータファイルに移します。

それこそが最大の整理方法です。いつでも検索することで確認ができ、メールの容量も増えません。

ショートカットキーを使うことによって、メールの処理の時間を短縮することができます。

メールを作成する際の文章の定型を決めとくと、すぐに対応することができます。

アウトルックメールボックスの整理(データファイルへ移行)

受信トレイに入ってきたメールは優先順位をつけずに処理することが重要です。

優先順位をつけている時間があればメールをすぐ処理していきます。処理に時間がかかりそうなメールは後で対応するため、やるべきものとして受信トレイに残しておきます。

受信トレイに入ってきたメールのうち、処理したものや、後で確認しそうなもの、不要なものは、全てアウトルックのデータファイルに移します。

受信トレイには、①時間がかかりそうなやるべきもの、②今後の予定に関するものを残しておきます。

アウトルックのデータファイルに移しても、今後必要になった場合には、いつでも検索することで確認することができます。

アウトルックのデータファイルの作成や検索の仕方は以下の記事をご覧ください。

アウトルックデータファイルを使うと、メールの容量が増えません。

ごみ箱に移すと、メールの容量が増えます。いつか整理する必要が出てくるので、ごみ箱は使いません。

整理、処理するためのショートカットキー5選

メールをすぐ処理するにはショートカットキーを使います。

私は、上記のデータファイルへの移行にCtrl+Shift+1のショートカットキーを頻繁に使って、メールを整理しています。

メールは毎日確認し、処理するのにそれなりの時間を費やしています。

1日で1秒の時間を短縮することできれば、365日で約6分です。5秒で約30分・・・。

ショートカットキーにより処理の時間を短縮することができます。

Ctrl+Shift+1

「ホーム」の「クイック操作」タブの「新規作成」をクリックします。

クイック操作の画面が表示されるので、「アクションの選択」で「整理」の中から「フォルダーへの移動」を選びます。

「フォルダー」はアウトルックデータファイルを選択します。

「ショートカットキーの選択」は何でもよいのですが、Ctrl+Shift+1を選び、完了を押します。

Esc

新規タブで開いたメールを閉じるショートカットキーです。

私は、表示のレイアウトで、閲覧ウィンドウを使っていません。タイトルや差出人等の一覧だけを表示させています。

タイトルだけを判断して、確認不要なメールは、アウトルックデータファイルに移します。

メールの内容を確認する必要があれば、Enterキーにより、新規タブで開いたメールにより、大きく表示させ内容を確認します。

確認後、このショートカットキーにより閉じます。

Shift

表示のレイアウトで、閲覧ウィンドウを使っている方にとっては、便利なショートカットキーです。

1つのメールで表示された分だけ押し下げて、次の表示に変えてくくれます。そのメールが終わると次のメールに移動します。

マウスを使わずにメールの内容を次から次へと確認することができます。

Ctrl+R

返信です。

Ctrl+F

転送です。

メールの文章の定型

メールを作成する際の文章の定型を決めておきます。

項目は以下のとおりです。

  1. 宛名
  2. あいさつ
  3. 名乗り・自己紹介
  4. 要旨
  5. 詳細・説明
  6. 結びのあいさつ
  7. 署名

4及び5以外は、基本的に決まっています。

事前に決めておくことによって、すぐに対応することができます。

宛名

「会社名(部署)と(名字)様」と書きます。

宛先が多い場合は、「関係者各位」にします。

あいさつ

「いつもお世話になっております。」が基本ですが、午前であれば「おはようございます。」、午後であれば「お疲れさまです。」を使う場合もあります。

単語登録を設定しておくと、時間の短縮になります。

タスクバーの右側に表示されている文字を右クリックすると、IMEオプションが出てきます。その中から「単語の登録」をクリックします。

単語の登録の画面が表示されるので、「単語」に「いつもお世話になっております。」、「よみ」に「いつ」を入力し、登録ボタンを押します。

メールを入力する際に、「いつ」を入力し、Spaceキーを押すと、「いつもお世話になっております。」が瞬間表示されます。

名乗り・自己紹介

「会社名(部署)の(名字)です。」と書きます。

下記の署名に入っているので省略する人も多いですが、誰からのメールなのかすぐにわかるように最初にも記載した方がよいでしょう。

電話をするとき、最初に名乗るのが礼儀です。

要旨

下記の「詳細・説明」をまとめたものです。

なぜこのメールを送ったのか、相手に何をして欲しいのかを書きます。

詳細・説明

形式は1行20~30字で、5行以内で1段落にします。

接続詞や「ので」「ため」「が」を多用すると、読みにくくなります。可能な限り、使わないようにし、一文を短くします。

箇条書きを利用すると、読みやすい文章になります。

結びのあいさつ

「よろしくお願いいたします。」が基本です。

進行している業務の内容であれば「引き続きよろしくお願いいたします。」、確認してもらうようであれば「ご確認よろしくお願いいたます。」、検討、報告してもらうようであれば、「確認」を「検討」「報告」に置き換えます。

結びのあいさつについても、上記の「あいさつ」で使った単語登録を使うと、時間の短縮になります。

署名

連絡先等の情報を入れます。名刺の内容を入れるイメージです。

メールの新規作成画面の「挿入」タブの「署名」から設定することができます。

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