簡単!アウトルックメールの容量がいっぱいになった時の対処法

簡単!アウトルックメールの容量がいっぱいになった時の対処法 IT

アウトルックデータファイルをCドライブ等に作成して、そのファイルにメールを格納するという簡単な方法です。

メールは仕事で使う機会が多く、総務や管理系の部署では、係長ともなれば多くのメールをさばく必要があります。

アウトルックメールはそれほど容量が多くないので、すぐいっぱいになってしまい、削除するメールをどれにしようかと悩んでいる人が多いのではないでしょうか。

アウトルックデータファイルにメールを移すと、その問題に対処できますし、瞬時に検索することもできます。

それこそが効率的なメールの整理術です。

効率的なメールの整理術

メールを整理しないのが、最も効率的なメールの整理術です。

??と思われるでしょうが、私は実際にメールを整理していません。なぜなら、時間の無駄だからです。

内容ごとにフォルダを作成して、メールを分類されている方をよく見かけます。残しておくべきメールか、削除すべきメールかを迷っている方もいます。

分類する時間も迷う時間も、もったいないです。

残したメールは後から見返すことがなく、削除したメールに限って、後から見返したいということがよくあるのではないでしょうか。

それならどうしたらいいの?と思われますよね。

受信トレイには、TODOメールと、自分が参加する研修、会議、打合せ等の予定メールだけを残しておきます。

それ以外のメールは全て、下記2で作成したアウトルックデータファイルに移します。メールの削除は一切しません。

後からメールを確認する場合には、アウトルックデータファイルにあるメールについて、下記3のとおりに、必要なキーワードを入力し、検索すればよいのです。

確認したいメールが瞬時に出てきます。ストレスフリーで気持ち良く仕事等ができます。ぜひこのメールの整理術を試してみてください。

アウトルックメールの容量がいっぱいになった時の対処法

アウトルックデータファイルをCドライブ等に作成して、受信トレイに届いたメールをそのデータファイルに移していきます。

①アウトルックを開き、「ホーム」タブの「新しいメール」>「その他のアイテム」>「Outlookデータファイル」を選択します。

②「C:\Users\(ユーザ名)\Documents\Outlook ファイル」(デフォルトの状態)に「個人用 Outlook データ ファイル (1)」を作成します。OKを押します。

③既存のメールアドレスの下に、「個人用 Outlook データ ファイル (1)」というファイルが作成されました。

受信トレイから「個人用 Outlook データ ファイル (1)」にドラック&ドロップすることで、メールを移します。

④ドラック&ドロップではなく、ショートカットキーにより瞬時にメールを移す方法もあります。
「ホーム」タブから「移動:?」の右にある﹀をクリックし、「新しいクイック操作」>「フォルダーへ移動」を選択します。

⑤「フォルダーの選択」から「個人用 Outlook データ ファイル (1) – 個人用 Outlook データ ファイル (1)」を選択し、「オプション」を押します。

⑥「ショートカットキー」から、何でもよいのですが、ここでは「Ctr+Shift+1」を選択し、「保存」を押します。

受信トレイの任意のメールを選択して(網掛けの状態)、「Ctr+Shift+1」を押すと、瞬時に「個人用 Outlook データ ファイル (1)」にメールが移ります。

アウトルックメールを瞬時に検索する方法

①アウトルックを開き、「検索」窓にカーソルを合わせて、入力しようとします。

②「検索」タブが現れ、「差出人」「宛先」「件名」等により検索することが可能になります。

③例えば、「差出人」を選択すると、「検索」窓に、「差出人:”差出人”」と表示されるので、”差出人”から確認したいメールの差出人名”●●”に変えて入力し、抽出することができます。

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